مقدمه
صورت جلسات کارکرد جز مهم‌ترین اسناد قرارداد جهت پرداخت صورت وضعیت‌های پیمانکار است. در این مقاله قصد داریم، نکات ویژه و پیشرفته در خصوص صورت جلسات کارکرد و دعاوی مربوطه بین پیمانکار، مهندسان مشاور و کارفرمایان را طرح و بررسی کرده و در خصوص ابطال صورت جلسه کارکرد ابلاغ شده، توضیحات لازم را در اختیار شما مخاطبین گرامی قرار دهیم.
۳ نکته پیشرفته در تهیه و رسیدگی به صورت جلسات کارکرد
- صورت جلسه کارکرد موقت و صورت جلسه کارکرد قطعی
برخی از مهندسان مشاور و کارفرمایان در پیمان، روشی را به پیمانکاران تحمیل می‌کنند که فاقد وجاهت قانونی بوده و مغایر با ضوابط موجود، نظیر فهرست بها و شرایط عمومی پیمان، می‌باشد. این روش بدین شکل است که پیمانکار یک مرتبه بایستی صورت جلسه کارکرد را به صورت موقت تهیه نماید، مراحل رسیدگی و ابلاغ آن توسط کارفرما صورت پذیرد و یک مرتبه دیگر با عنوان صورت جلسه کارکرد قطعی، همان صورت جلسه تهیه شود، رسیدگی شود و نهایتا مورد ابلاغ قرار گیرد. اما لازم است بدانید، در هیچ یک اسنادی که ضوابط و چارچوب تهیه، رسیدگی و ابلاغ صورت جلسات کارکرد را مشخص نموده اند، مفهوم “صورت‌جلسات موقت و قطعی” وجود نداشته و این عمل مهندسان مشاور و کارفرمایان، فاقد وجاهت قانونی و قراردادی است. ضوابط تهیه، رسیدگی و ابلاغ صورت جلسات کارکرد در کلیات فهرست بها و ماده ۱۹ شرایط عمومی پیمان تصریح گردیده است. با مطالعه مفاد مرتبط با صورت جلسات کارکرد در کلیات فهرست بها که بندهای ۱۵ و ۱۸ الی ۱۸-۳ می‌باشد، هیچ اثری از آن‌که صورت جلسات کارکرد یک مرتبه بایستی با ماهیت موقت و یک مرتبه بایستی با ماهیت قطعی تهیه، رسیدگی و ابلاغ شوند، مشاهده نخواهید کرد.
همچنین جز (ب) ماده ۱۹ شرایط عمومی پیمان (نشریه ۴۳۱۱) که در خصوص صورت جلسات کارکرد و لزوم تهیه آن‌ها تصریح نموده است، این مفهوم دیده نمی‌شود.
از آنجاکه کارفرما یا مشاور، صلاحیت وضع شرایط و ضوابط جدید در حین پیمان را نداشته و نمی‌تواند ضوابط و مقررات جدیدی در حین پیمان به پیمانکار تحمیل نماید، این اقدام وجاهت قانونی ندارد. همچنین به استناد ماده ۲۱۹ قانون مدنی هر عقدی که به طرز صحیح و قانونی وضع شده است برای طرفین الزام آور است. بنابراین امکان تغییر در مفاد آن وجود ندارد. (مگر با توافق طرفین و یا برمبنای ضرورت‌های اجتماعی و اقتصادی همچون شرایط تنگنا – Hardship)
لذا مطابق با نص صریح کلیات فهرست بها، صورت جلسات توسط پیمانکار تهیه، و ظرف مهلت‌های مقرر شده توسط مشاور و کارفرما رسیدگی و نهایتا یک مرتبه توسط کارفرما ابلاغ می‌شوند.
- امکان تهیه صورت جلسه کارکرد باتوجه به پیشرفت یک عملیات اجرایی
در برخی از پروژه‌ها، مشاهده می‌شود که مهندسان مشاور و کارفرمایان اذعان دارند که به طور مثال، در عملیات دیوارچینی طبقه دوم، تا زمانی که کلیه دیوارهای طبقه دوم به طور کامل اجرا نشده باشند، امکان تهیه صورت‌جلسه کارکرد مربوط به اجرای آن دیوار وجود ندارد. بنابراین پیمانکار پس از تکمیل این فعالیت، صورت‌جلسه‌ی مربوط را تهیه و ارائه نماید و تا آن زمان نیز امکان پرداخت مبالغ مربوطه در صورت وضعیت‌ها وجود ندارد. این رویکرد علاوه بر تضعیف بنیه‌ی مالی پیمانکار، فاقد وجاهت قانون است. دلایل آن به شرح زیر توضیح داده می‌شود؛
اولا مطابق با بند ۱۵ کلیات فهرست بها، امکان تهیه صورت جلسه کارکرد حین اجرای کار وجود دارد و تهیه صورت جلسه منوط به اتمام کل یک عملیات اجرایی نیست. ثانیا مطابق با ماده‌ی ۳۷ شرایط عمومی پیمان، پیمانکار در انتهای هر ماه، وضعیت کارهای انجام شده تا آن ماه توسط پیمانکار مورد اندازه‌گیری قرار گرفته و در صورت وضعیت درج می‌شود. ثالثا در هیچ یک از ضوابط و بخشنامه‌های مربوط به نحوه تهیه، رسیدگی و ابلاغ صورت جلسات کارکرد، چنین موضوعی که بایستی کل کار انجام شود تا امکان تهیه و رسیدگی صورت‌جلسه مربوطه وجود داشته باشد، دیده نمی‌شود. بنابراین تحمیل شروط جدید جهت پرداخت کارکردهای پیمانکار در حین پیمان بدون آن‌که در اسناد و مدارک پیمان نسبت به آن تصریح شده باشد، امکان پذیر نیست.
- الزام به تهیه صورت جلسات کارکرد برای کلیه‌ی عملیات‌های اجرایی
در برخی از پروژه‌ها نیز، دیده شده است که کارفرما اعلام نموده کلیه‌ی عملیات‌های اجرایی بایستی صورت‌جلسه شوند و در صورتی که برای عملیاتی صورت‌جلسه کارکرد تهیه نشود، پرداخت مبالغ مربوطه در صورت وضعیت‌ها صورت نمی‌پذیرد. متاسفانه باید اشاره نمود این رویه نیز در چارچوب ضوابط و بخشنامه‌های صادره و مربوط به صورت جلسات کارکرد نمی‌باشد.
مطابق با بند ۱۵ کلیات فهرست‌بها و جز (ب) از ماده ۱۹ شرایط عمومی پیمان (نشریه ۴۳۱۱) صرفا عملیات‌هایی که پوشیده می‌شوند و امکان بازرسی آن‌ها پس از پوشیده شدن میسر نیست، بایستی در حین اجرای کار و پیش از پوشیده شدن، صورت جلسه گردند و در هیچ سندی، الزامی به تهیه صورت جلسه کارکرد برای کلیه‌ی عملیات‌های اجرایی وجود ندارد.
در این باره سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی استان قزوین طی استعلامی به شماره ۱۰۳۹۷۵ مورخ ۰۷/۰۳/۱۴۰۱ مقرر نموده است، هرگونه مشروط نمودن بررسی یا پرداخت صورت وضعیت کارکرد پیمانکاران به انجام صورت‌جلساتی که خارج از چارچوب شرایط عمومی پیمان و ضوابط فهارس‌بهاء باشد، فاقد وجاهت قانونی بوده و مشمول جز ۹ بند الف ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان خواهد گردید.
بنابراین اقدام کارفرما در خصوص الزام به تهیه صورت جلسات کارکرد برای کلیه‌ی عملیات‌های اجرایی نه تنها وجاهت قانونی و پیمانی نداشته، بلکه موجب طرح ادعا از سوی پیمانکار گردیده و پیمانکار می‌تواند درخواست تمدید مدت پیمان را مطابق با بخشنامه ۵۰۹۰ با موضوع «نحوه محاسبه تاخیرات ناشی از تاخیر در پرداخت صورت‌وضعیت‌ها» مطرح نماید.
اصلاح و ابطال صورت جلسه کارکرد ابلاغ شده توسط کارفرما
در موارد متعددی پیش می‌آید که در زمان تهیه صورت جلسات کارکرد عمدا یا سهوا، موارد خلاف واقعیت درج می‌شود. همانند آن‌که ضخامت بتن ریزی اجرا شده برابر با ۵ سانتی‌متر است اما در صورت جلسهی کارکرد مربوطه، ضخامت ۱۵ سانتی‌متر درج شده و مورد رسیدگی قرار گرفته و نهایتا توسط کارفرما نیز ابلاغ گردیده است. پس از ابلاغ صورت جلسهی مزبور، کارفرما با تدقیق بیشتر متوجه وجود چنین اشتباهی می‌شود، اما راهکار چیست؟ آیا صورت جلسهی ابلاغ شده‌ی کارفرما قابلیت اصلاح و بازنگری دارد؟ آیا صورت جلسهی کارکرد ابلاغ شده توسط کارفرما، قابلیت ابطال و تهیه مجدد براساس واقعیت اجرای کار را دارد؟
در صورتی که طرفین توافق نمایند که صورت‌جلسه حاوی اشتباهاتی است که نیاز به بازنگری دارد، بدون هرگونه رعایت تشریفات و توافق فی‌مابین صورت جلسه را مورد بازبینی و اصلاح قرار می‌دهند. اما در مواقعی یکی از طرفین پیمان (کارفرما یا پیمانکار) اذعان دارد که صورت جلسهی ابلاغ شده قابلیت ویرایش و اصلاح ندارد و مقادیر آن قطعی است. در این صورت چه باید کرد؟
بدیهی است این موضوع دیگر در چارچوب توافقات دو طرفین نمی‌گنجد و بایستی از طریق مراجع حل اختلاف و رویه‌ی قضایی منطبق بر قوانین آمره کشور از جمله قانون مدنی به آن پرداخته شود.
ابتدا بایستی قائل بود که صورت جلسهی امضا شده و ابلاغ شده نوعی سند محسوب می‌شود. سند بر دو نوع است، رسمی یا عادی. منظور از سند رسمی، سندی است که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند و منظور از سند عادی سندی است که توسط اشخاص عادی تنظیم گردیده و تابع تشریفات خاصی نبوده و مأمور رسمی در تنظیم آن، دخالت ننموده باشد که به عبارت دیگر نوشته‌های معمولی که دلالت بر اثبات وقوع امری نمایند و مورد استناد اشخاص «ذی‌حق» قرار می‌گیرد، «سند عادی» محسوب می‌شود. از سوی دیگر با عنایت به ماده ۱۳۰۱ قانون مدنی، امضایی که در روی نوشته یا سندی باشد بر ضرر امضاکننده دلیل است. لذا از توضیحات یادشده برداشت می‌شود که صورت جلسهی امضا و ابلاغ شده نوعی سند محسوب می‌شود و این سند دلیلی بر انجام کار طبق مفاد مندرج در آن می‌باشد.
لکن با مراجعت قضایی جهت تعیین و تکلیف موضوع، ابتدا بایستی درخواست ابطال صورت جلسات خلاف واقع را طرح نمود، سپس درخواست معاینه محل و کارشناسی کار انجام شده برمبنای واقعیت اجرای کار را مد نظر پرداخت‌ها قرار داد. که معمولا پس از مرحله کارشناسی و معاینه محل و برداشت کار واقعی انجام شده، صورت‌جلسات قبلی ابطال و صورت‌جلسات جدید برمبنای واقعیت اجرای کار تهیه و ملاک عمل پرداخت قرار می‌گیرد.
ایضا لازم به ذکر است موضوع فوق برای امضاکنندگان صورت جلسه مسئولیت کیفری داشته که جنبه‌ی کیفری پرونده نیز می‌تواند توسط کارفرما مطرح گردد.
منابع
- نشریه ۴۳۱۱ – شرایط عمومی پیمان
- ماده ۲۱۹ – قانون مدنی
- دانشنامه تخصی ویکی حقوق – سند عادی
- فهرست‌بهای واحد پایه رشته ابنیه سال ۱۴۰۴
