لایحه تاخیرات چیست؟
در صورت وقوع هر یک از مواردی که موجب افزایش مدت اجرای کار شود (با توجه به شرایط قرارداد)، پیمانکار می‌تواند درخواست تمدید مدت پیمان را بنماید. پیمانکار مجموعه‌ای مستند از علل تاخیر در پروژه را تهیه می‌نماید تا به کمک آن بتوان سهم هریک از طرفین قرارداد در بروز تاخیر را تعیین نمود. با توجه به قوانین عمومی رایج در کشور به میزانی که پیمانکار تاخیر مجاز داشته باشد، پیمان جهت تکمیل موضوع قرارداد تمدید خواهد شد. لایحه تاخیرات و یا گزارش تاخیرات در زبان انگلیسی معادل عبارت delay report می باشد.
تهیه لایحه تاخیرات پروژه های عمرانی به چه صورت است؟
لایحه تاخیرات از دو دسته اصلی تاخیرات فنی و تاخیرات مالی تشکیل شده است.
جهت برآورد تاخیرات مالی از بخشنامه ۵۰۹۰ و ۱۳۰۰ استفاده می شود. و جهت برآورد تاخیرات فنی با توجه به قرارداد از یکی از روشهای رایج در این زمینه استفاده میشود. در نهایت تاخیرات فنی و تاخیرات مالی با کسر همپوشانی ها، مشخص خواهد شد.
بخشنامه 1300
چگونه لایحه تاخیرات بنویسیم؟
برای نوشتن لایحه تاخیرات می بایست ابتدا مستندانی که ممکن است نشان دهنده بروز تاخیر در پروژه باشند دسته بندی نمود. سپس برای محاسبه تاخیرات فنی با استفاده از یکی از روشهای رایج تحلیل تاخیرات فنی، مستندات تاخیر را روی برنامه زمانبندی اثر می دهیم. با توجه به روش مورد استفاده عوامل تاخیر روی برنامه زمانبندی اضافه، کاهش و یا مقایسه می شوند. برای محاسبه تاخیرات فنی از بخشنامه های ۵۰۹۰ و ۱۳۰۰ استفاده می شود. در نهایت پس از تعیین تاخیرات فنی و مالی، همپوشانی تاخیرات کاسته شده و نتایج در قالب لایحه تاخیرات منعکس می شود. لایحه تاخیرات از دو بخش لایحه یا گزارش تاخیرات و مستندات تشکیل می شود.
تاخیرات فنی و مالی چیست؟
تاخیرات فنی به تاخیراتی گفته می شود که ناشی از علل فنی ایجاد شده است. مهم ترین تاخیرات فنی تاخیر در تحویل زمین کارگاه، تاخیر در ابلاغ نقشه ها و مستندات پروژه، تاخیر در ابلاغ دستورکار، معارض در محل پروژه و…. می باشد.
تاخیرات مالی به تاخیراتی گفته می شود که ناشی از علل پرداختها و مطالبات مالی ایجاد شده است. مهم ترین تاخیرات مالی تاخیر در پرداخت صورت وضعیتهای ماهانه و تاخیر در واریز پیش پرداخت می باشد.
زمان تهیه لایحه تأخیرات
بر اساس مفاد بند ج ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان: در پایان مدت اولیه پیمان یا هر تمدید مدت پیمان اگر کار به اتمام نرسیده باشد، مهندس مشاور با کسب نظر پیمانکار و با توجه به موارد تعیین شده در بند الف، علل تاخیرکار را بررسی می کند و میزان و مدت مجاز و غیر مجاز آن را با توافق پیمانکار تعیین می نماید و به کارفرما گزارش می کند سپس نظر کارفرما را در مورد میزان مجاز یا غیر مجاز کار به پیمانکار اعلام می کند و معادل مدت تاخیر مجاز، مدت پیمان را تمدید می نماید.
نکته مهم: مورد حایز اهمیت در این بند عبارت ” با توافق پیمانکار ” است که در صورتی که مشاور پس از دریافت پرونده تأخیرات از پیمانکار به صورت یک جانبه اقدام به اعلام نتیجه به کارفرما نماید، پیمانکار می تواند با استنادبه این بند به نظر مشاور اعتراض قانونی نماید. کل تأخیرات = تأخیرات مجاز ( تمدید مدت پیمان) + تأخیرات غیر مجاز ( جریمه )
مستندات مورد نیاز در لایحه تأخیرات
هر عامل تاخیر دارای یک زمان شروع تاخیر و یک زمان پایان تاخیر است. جهت اثبات تاخیر رخ داده نیاز به ارائه مستنداتی جهت زمان شروع تاخیر، زمان پایان تاخیر، زمان آگاه سازی کارفرما و در صورت لزوم مدت تاخیر می باشد.
مهم ترین مستنداتی که در تهیه لایحه تاخیرات استفاده می شود عبارتند از: قرارداد اولیه، صورتجلسات، صورت وضعیتها، گزارشهای روزانه، مجوزهای کاری، مکاتبات ارسالی و دریافتی، دستورکار، پرسشهای فنی و… می باشد. در این مقاله لیست کامل مستندات را آماده کرده‌ایم که در زیر نیز به برخی از آنها اشاره شده است:
- خلاصه اطلاعات قراردادی پروژه و ضمایم
- خلاصه آخرین وضعیت پیشرفت پروژه به همراه نمودارها و عکسها و تعیین میزان تاخیر صورت گرفته (ازپایان قرارداد) تا لحظه تهیه گزارش (اعم ازتأخیرات مجازوغیرمجاز)
- برنامه زمانبندی اولیه پروژه
- مکاتبات صورت گرفته بین طرفین
- گزارشات
- مستندات مربوط به زمان و میزان مصالح وارده (درتعهد کارفرما) به کارگاه
خلاصه ادعاهای پیمانکار
۱- برنامه زمانبندی به روز شده بر اساس ادعاهای پیمانکار یا نمودار همپوشانی تأخیرات ۲- جدول محاسبه تأخیرات مالی ناشی از تاخیر در پرداخت صورت وضعیتها و پیش پرداختها ۳- لیست مکاتبات انجام شده توسط پیمانکار جهت دریافت نقشه ها یا دستور کارها یا جزییات اجرایی- ۴- لیست روزهایی که به دلیل مشکلات جوی خارج از استاندارد ۲۰ سال گذشته کارگاه تعطیل بوده است. ۵- لیست هر گونه ادعایی که موجب تطویل زمان اجرای یک فعالیت یا تاخیر در شروع یک فعالیت شده است. ۷- عدم تحویل قسمتی از پروژه یا عدم گشایش جبهه های کاری ۸- تأخیرات در تحویل مصالح درتعهد کارفرما نکته مهم: بیان کلی لیست موجب سر در گمی مشاور در زمان بررسی شده و تصمیم گیری را برای مشاور سخت و به نتیجه رسیدن کلیم توسط پیمانکار را آسان می کند لذا درصورتی که شما در مقام پیمانکار در حال تهیه گزارش هستید لیست را با جا انداختن برخی مکاتبات تهیه نمایید.
مستندات بخش ادعاهای مالی لاحیه تاخیرات
۱- نامه تحویل صورت وضعیت به دستگاه نظارت ۲- روکش صورت وضعیت تأیید شده توسط کارفرما ۳- کپی چک پرداختهای صورت گرفته یا هر سند مالی دیگر که مورد تأیید طرفین بوده و تاریخ دقیق پرداخت کارفرما را تعیین نماید (مانند گزارش ذیحسابی پروژه) ۴- کپی نامه ارسال ضمانتنامه برای کارفرما ۵- کپی نامه تأیید پرداخت پیش پرداخت توسط مشاور
مستندات بخش ادعاهای غیر مالی
۱- نامه دستور توقف کار توسط کارفرما یا مشاور ۲- گزارشات روزانه (شرایط نامساعد جوی) ۳- نامه درخواست ابلاغ نقشه یادستور کار توسط پیمانکار به مشاور ۴- نامه ابلاغ نقشه ها یا دستور کارها توسط مشاور ۵- نامه درخواست تأیید ابلاغ قیمت جدید ۶- نامه تأیید قیمت جدید ۷- نامه درخواست رفع مشکل نقشه ۸- نامه اصلاحیه (ویرایش) نقشه ها
نکاتی در خصوص تهیه گزارش تأخیرات توسط پیمانکار
- پرونده یا لایحه تأخیرات می بایست توسط شخصی مسلط به امور پیمان، برنامه زمانبندی، وضعیت اجرایی پروژه و دلایل تأخیرات ایجاد شده، تهیه گردد و دلیل آن آینست که همانطور که پیشتر گفته شد ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان دارای بخشهای مبهم زیادی بوده و کسی که در جلسه بتواند از نظر منطقی طرف مقابل را توجیه فنی نماید در جلسه پیروز خواهد بود لذا شاید بتوان گفت تسلط تهیه کننده به امور مذکور ۷۰ % موفقیت طرفین را رقم میزند.
نکته مهم: یکی از روشهای موثر در توجیه منطقی ادعاها توسط طرفین دعوا در جلسه کمیسیون تأخیرات استفاده از مثال با بزرگنمایی موارد مورد ادعا می باشد که این امر بسیار تخصصی و تاثیر گذار می باشد.
- به عنوان مثال پیمانکار می تواند در خصوص ابلاغ جزییات نوع عایق سرویس ها، ادعای تاخیر داشته باشد، به صورت منطقی این ادعا نمی تواند موجب مجاز شدن تأخیرات باشد اما پیمانکار می تواند اینگونه ادعا کند ( از طریق روش بزرگنمایی توسط پیمانکاردر جلسه بررسی )
- حال اگر ما همه نقشه ها را داشتیم و فقط جزییات نوع عایق سرویس ها را نداشتیم و ما تمام عملیات اجرایی را به پایان می رساندیم و فقط این نقشه بعد از ۱۰ سال به ما ابلاغ می شد تأخیرات ۱۰ ساله ما مجاز بود. همانگونه که می بینیم در این وضعیت هیچ انسان منطقی نمی تواند تاثیر عدم ابلاغ جزییات نوع عایق سرویس ها را موجب مجاز شدن تاخیر نداند.
- در مقابل این روش مشاور نیز می تواند از روش کوچک نمایی کردن مشکل در مقابل سایر تأخیرات غیر مجاز پیمانکار استفاده نماید به عنوان مثال بگوید ما نقشه های کفسازی و کناف را که ۵۰% نقشه ها بوده، به شما ابلاغ کردیم و شما هنوز عملیات کفسازی را به اتمام نرسانده اید، لذا عدم ابلاغ جزییات نوع عایق سرویس ها موجب تاخیر در اجرای کل پروژه نمی شود.
- بنابراین پیمانکار، میبایست عمدتاً روی تأخیردرفعالیتهایی ادعا نماید که درمسیر بحرانی پروژه واقع شده باشد یا گلوگاه پروژه باشند. لذا توجه به شناوری فعالیتها، ضروریست.
- از انجام ادعاهای غیر منطقی و غیر علمی در جریان تهیه پرونده جدا خودداری شود تا موجب از بین رفتن اعتماد کارشناس بررسی کننده پرونده نگردد.
- نظم و انسجام و ظاهر مناسب لایحه تأخیرات ( مانند استفاده از زونکن، دیوایدر ( جداکننده) به همراه نوشتن موضوع هر بخش بر روی دیوایدر و…) که بطور قطع جمع بندی ونتیجه گیری را شامل شده، جزء ملزومات فنی ومهندسی پرونده ارسالی باشد.
- میزان تأخیرات مجاز مورد ادعا در پرونده نمی بایست از میزان کل تأخیرات ایجاد شده بیشتر شود.
- جهت تعیین تاریخ ابلاغ نقشه ها یا رفع ایرادات نقشه ها می بایست به آخرین بازنگری نقشه استناد گردد در صورتی که توجیه قوی و منطقی با توجه به مفاد بند ۱ همین بخش پیشاپیش تهیه شده باشد.
- پیمانکار می تواند درصورت نیاز، نامه ای را که هرگز در زمان اجرا تحویل مشاور نداده است جهت مستند نمودن این موضوع با متن مورد دلخواه تهیه و در لایحه تاخیرات قرار دهد.
- نامه های در خواست اصلاح نقشه های در حد ایرادات کلی بنفع پیمانکار بوده و نامه های در خواست اصلاح نقشه های در حد ایرادات نقشه کشی و جزییات اجرایی قابل چشم پوشی، به ضرر پیمانکار میباشد.
- بهترین روش جهت محاسبه تأخیرات ناشی از تغییر در احجام کار، استناد به آخرین مبلغ صورت وضعیت قطعی و مقایسه آن با مبلغ قرارداد می باشد.
چند تکنیک ساده برای جمع آوری مستندات تاخیرات پروژه
۱- هر گاه به شما از طرف کارفرما، مشاور و یا دستگاه نظارت به صورت شفاهی دستوری مبنی بر تغییر ابلاغ شد و حاضر نیست آن را به شما کتباً ابلاغ کند، حتماً شما به ایشان یک نامه زده و در آن قید کنید که باتوجه به دستور شفاهی جنابعالی مبنی بر تغییر و یا هولد شدن آن قسمت از کار فلان اتفاق افتاده و یا صرفاً جهت اطلاع به ایشان نامه بزنید تا با این روش بتوانید برای پایان پروژه مستندات تهیه کنید.
۲- در گزارشات روزانه و در قسمت موانع و مشکلات حتماً دستورات شفاهی نظارت را ذکر کنید وسعی کنید آن را در اولین فرصت صورتجلسه کنید.
۳- دستور کارهای جدید را در صورت موازی بودن با فعالیت های دیگر با سرعت پایینی انجام دهید و میتونید۱۰% باقی مانده کار را هر روز در گزارشات روزانه قید کنید ( حتی بعد از اتمام کار )
۴- در صورتیکه قسمتی از کار توسط نظارت یا کارفرما هولد می باشد ، به هیچ عنوان اگر در آن قسمت کار می کنید نباید در گزارشات روزانه آن را درج نمایید.
به دلیل اینکه بتوانیم در پایان پروژه در لایحه تاخیرات ثابت کنیم که به دلیل هولد بودن آن قسمت از کار نمی توانستیم هیچ کاری انجام دهیم و بعد به گزارشات روزانه استناد می کنیم.
۵- در صورت کوچکترین تغییرات در نقشه ها آن را بزرگ نمایی کنید طی نامه ای صرفاً جهت اطلاع به مشاور و کارفرما اطلاع دهید و مراقب باشید از ذکر کردن چیزی به اسم تاخیر در نامه اکیداً خودداری کنید چرا که سریعاً مشاور مقاومت می کند…
چگونه تاخیر باید تحلیل شود و چه گزینه هایی در دسترس است؟
هنگامی که یک تأخیر در یک پروژه اتفاق می افتد، تجزیه و تحلیل علت و معلول برای درک اینکه مسئولیت تاخیر به درستی مشخص شود، حیاتی است. تجزیه و تحلیل تاخیر (گاهی اوقات به نام برنامه ریزی قانونی) چیزی است که بعضی به عنوان “هنر تاریک” نامیده می شود. اغلب کسانی که لایحه تاخیرات را آماده می کنند یا ادعا می کنند آن را درک می کنند، در اشتباه هستند. این مطلب با هدف تعیین برخی از عناصر کلیدی هنگام تحلیل تاخیرات، ارائه شده است. در ابتدا باید بدانید که روش های مختلف تحلیل تاخیر در دسترس وجود دارد.
حداقل شش یا احتمالا بیشتر روش در این زمینه وجود دارد و این تعداد بستگی به این دارد که شما با چه نوع کارفرمایی سروکار داشته باشید.
اما چگونه می دانید که مناسب ترین روش برای پروژه شما چیست و از کجا بایستی که شروع کنیم؟
برای پذیرش در دادگاه یا جلسه حل اختلاف، یک تحلیل باید از روش منطقی، روش شناختی و روش محاسبه ارزیابی مناسب استفاده کند. لازم به ذکر است، هنوز هیچ روشی به عنوان “بهترین روش” شناخته نشده است، زیرا در هر پروژه، شرایط خاص و منحصر به فردی وجود دارد به این دلیل نمیتوان نسخه ی واحدی را تعیین کرد. در دادگاه ها یا شوراهای حل اختلاف نیز روش های خاص خود را درنظر میگیرند.
با این تفاسیر تعدادی از عوامل موثر باید در نظر گرفته شود. این موارد شامل:
- شرایط حل اختلاف
- شرایط قرارداد برای تمدید زمان
- نوع تاخیر رخ داده شده
- سوابق و مدارک موجود
جامعه قوانین ساخت و ساز برخی راهنماها را جهت انتخاب بهترین روش جهت تحلیل تاخیرات ارائه کرده است
زمانبندی همه چیز است …
اولین قدم برای تحلیل تاخیرات، تهیه آنالیز زمانبندی آن است.
آیا شما نیاز به استفاده از یک روش آینده نگر ( آنچه که اتفاق می افتد) و یا گذشته نگر (نگاه کردن به آنچه اتفاق افتاده است) دارید؟
درخصوص روش های تجزیه و تحلیل آینده نگر در حالی که پروژه هنوز در حال انجام است، به روش های “تحت تاثیر قرار گرفته به عنوان برنامه ریزی شده”، یا “تجزیه و تحلیل تاثیر زمان” اغلب مورد استفاده قرار می گیرد.
روشهای آینده نگر می تواند به برآورد اثرات یک رویداد تاخیر که در زمان آینده رخ خواهد داد، کمک کند.روش های آینده نگر همچنین می توانند در پروژه های تکمیل شده مورد استفاده قرار گیرند. با این حال، هنگام انجام این کار باید مراقب شدید باشید تا اطمینان حاصل شود که تجزیه و تحلیل تئوری آینده مطابق با اتفاقات واقعی باشد. اگر پروژه تکمیل شده است، روش تجزیه و تحلیل گذشته نگر اغلب ترجیح داده می شود. نمونه هایی از روشهای گذشته نگر عبارتند از: همانطور که برنامه ریزی شده، به عنوان ویندوز ساخته شده یا Windows Time slice. با استفاده از روش بررسی تاخیرات تعیین شده، زمان تاخیر تا تاریخ تکمیل مشخص خواهد شد. شما همچنین باید به اطلاعات ساخته شده (as-built) در دسترس دسترسی داشته باشید، به شما این امکان را می دهد تا اثرات را به وسیله مسیر بحرانی “ساخته شده” ارزیابی کنید.
دادگاه ها در حال رفتن به سوی اولویت روش های گذشته نگر هستند. پروتکل SCL روش های گذشته نگر برای تحلیل تاخیر، زمانی که کارها کامل شده است، می پذیرد.
نکته بعدی در نظر گرفتن پیچیدگی پروژه و اختلاف است.
گاهی اوقات یک تجزیه و تحلیل ساده برای تعیین تاخیرهای پیچیده و مسئولیت هر طرف کافی است.
هنگامی که اختلاف پیچیده است، مهم است که تجزیه و تحلیل و گزارش اسناد را مختصر و در حد منطقی در سطوح بالای پروژه ارائه کنید. به یاد داشته باشید که موضوع اصلی را ساده و آسان به یک حقوقدان ارائه کنید. این موضوع نقش مهمی برای یک متخصص تاخیرات است. با این حال، ارائه اطلاعات مفصل پشتیبانی در ضمیمه هایی شفاف و روشن، همچنان مهم است. همانند نزدیک شدن به یک امتحان ریاضی، بسیار مهم است که کار کردن واضح و قابل فهم باشد.
به همین ترتیب، یک تجزیه و تحلیل تاخیر پیچیده در مورد اختلاف ساده، ارزشمند نخواهد بود.
زمان و هزینه مربوط به تجزیه و تحلیل تاخیر پیچیده ممکن است متناسب با ارزش اختلاف در دست نباشد.
هنگام انجام تجزیه و تحلیل خود، کدام روش را انتخاب کنید؟ به یاد داشته باشید که حقایق پادشاه هستند.
برنامه زمان بندی مصوب چیست؟
هر برنامه زمانبندی پروژه که به تایید ارکان پروژه رسیده باشد (معمولا کارفرما، مشاور و پیمانکار) یک برنامه زمانبندی مصوب است. اولین برنامه زمانبندی مصوب، برنامه زمانبندی کلی منظم به پیمان است. برنامه های زمانبندی کلی، تفصیلی و برنامه های اجرایی کوتاه مدت در صورتی که به تایید ارکان پروژه رسیده باشد، یک برنامه زمانبندی مصوب خواهد بود.
