مدیریت ادعا

مدیریت ادعا (Claim Management) یکی از بخش‌های کلیدی در پروژه‌های عمرانی و زیرساختی است که به بررسی، ارزیابی، و حل اختلافات ناشی از تغییرات، تأخیرات و سایر عوامل تأثیرگذار در پروژه می‌پردازد. این مقاله به بررسی دقیق مدیریت ادعا از منظر مراجع داخلی و بین‌المللی پرداخته و به اهمیت آن در قراردادها از زمان مناقصه تا حین اجرا خواهد پرداخت.

تعریف ادعا    (Claim)

ادعا یا (Claim) ناشی از شرایطی است که به موجب آن، یکی از طرفین قرارداد، محق به طرح و پیگیری آن است. متاسفانه واژه Claim در کشور ما به درستی مورد استفاده قرار نگرفته و با شنیدن این واژه، علی الخصوص کارفرمایان و یا مهندسان مشاور، موضع گیری می‌نمایند. لذا ابتدا قصد داریم تعریف Claim را در مراجع مختلف مرور نماییم؛

در شرایط عمومی پیمان های EPC برای کارهای صنعتی، ادعا چنین تعریف شده است؛ «هرگونه مطالبه یا خواسته ای است که برمبنای حقوق و تکالیف مندرج در اسناد پیمان یا موازین قانونی حاکم، هر یک از طرفین به موجب آن مدعی احقاق حق یا معافیت خود از تعهد، مسئولیت یا الزام طرف دیگر به ایفای تعهد می‌باشد»

در شرایط عمومی پیمان‌های طرح و ساخت برای کارهای غیرصنعتی در فصل ۲۰، مقرر داشته؛ «اگر پیمانکار طبق هر یک از مواد این شرایط، یا به‌گونه ای دیگر در ارتباط با پیمان، خود را محق به تمدید مدت تکمیل و یا دریافت مبلغ بیشتری بداند، باید مراتب را به مهندس مشاور اعلام نماید» تاکید این شرایط عمومی پیمان در تعریف ادعا، تمدید مدت زمان پیمان و یا دریافت مبلغ بیشتر نسبت به نرخ‌های پیمان است.

در فرهنگ واژگان نظام فنی و اجرایی کشور (نشریه شماره ۲۹۷)، ادعا چنین تعریف شده است؛ «مطالبه پیمانکار برای پرداخت اضافی، مطالبه خسارت در مقابل نقض پیمان، تمدید زمان اجرای‌کار و یا خواسته دیگر که به اعتقاد وی بر اساس پیمان استحقاق آن را دارد» و «درخواستی که معمولاً برای افزایش دریافت یا تمدید زمان اجرا به وسیله پیمانکار انجام می شود.»

انجمن مدیریت پروژه آمریکا (PMI)، ادعا را چنین تعریف نموده است؛‌

A request, demand, or assertion of rights by a seller against a buyer, or vice versa, for consideration, compensation, or payment under the terms of a legally binding contract, such as for a disputed change.

که به طور خلاصه بیان دارد، ادعا درخواست یا تقاضایی از سوی هر یک طرفین قرارداد، برای پرداخت خسارت تحت شرایط یک قرارداد الزام آور است.

تعریف ادعا یا Claim را از مراجع دیگر نیز می‌توان دنبال کرد، اما کلیه‌ مراجع تاکید بر چند موضوع به شرح زیر دارند؛

• خواسته ای که در چارچوب قرارداد است و به واسطه موازین حاکم بر پیمان از جمله قوانین بالادستی کشور همچون قانون مدنی، قابلیت طرح را دارد.
• می‌تواند با افزایش مدت پیمان همراه باشد.
• می‌تواند درخواست مبنی بر پرداخت مبلغ اضافی یا مطالبه خسارت باشد.
• می‌تواند منجر به معافیت از مسئولیت یا الزام به ایفای تعهد باشد.
• لزوم پذیرش ادعا قطعی نیست و ممکن است تحت شرایطی قابل پذیرش نباشد.

 

مدیریت ادعا  (Claim Management) چیست؟

مدیریت ادعا به فرآیند و مجموعه تکنیک‌های هایی گفته می‌شود که طی آن شناسایی ادعا صورت پذیرفته، راهکارهای جلوگیری از بروز ادعا مورد بررسی و ارزیابی قرار گرفته،  تحلیل، مستندسازی و ارائه ادعاهای قراردادی و حل‌وفصل آن‌ها از طریق مذاکره، داوری یا مراجع قانونی صورت می‌پذیرد.

فرآیند مدیریت ادعا برحسب آن‌که شما کارفرما یا پیمانکار شوید، متفاوت است، برای مثال یکی از مهم‌ترین اقدامات کارفرما برای شروع هر پروژه، شناسایی ادعاها و جلوگیری از بروز آن ها در مرحله پیش از طراحی (Pre – Design) است.

یا ممکن است به عنوان پیمانکار در مناقصه ای شرکت کرده باشید که بایستی از کارفرما درخواست اصلاح اسناد به واسطه وجود مفاد غیرقانونی را داشته باشید.

به طور کلی مدیریت ادعا برای کارفرمایان از مرحله پیش‌طراحی (Pre – Design) شروع شده، در فاز طراحی یا (Design) ادامه دارد. این فرآیند در فاز مناقصه چه از سوی کارفرما و چه از سوی پیمانکار پیگیری می‌شود و به عبارتی می‌توان گفت فرآیند مدیریت ادعا برای پیمانکار از زمان مناقصه آغاز می‌گردد. سپس وارد فاز ساخت (‌Construcation) می‌شویم که در این مرحله، شناسایی ادعا، مستندسازی، ارزیابی و پیگیری برای تحقق نتایج مورد نظر، مطرح است.

در خیلی از موارد هم ادعاها قابلیت نتیجه گیری در چارچوب پیمان (قرارداد) را نداشته، بنابراین هر یک از طرفین ممکن است از طریق مراجع داوری و قضایی موضوع را دنبال نمایند که در این مرحله نیز، فرآیند مدیریت ادعا، پیچیدگی ها و تکنیک های خاص خود را دارد.

دانش مدیریت ادعا Claim management  کمک میکند تا تمامی علت های اصلی ادعاها در پروژه که عبارت اند از  فعالیت های مهندسی و طراحی نادرست، قراردادهای نامناسب، محدوه کار و مشخصات فنی مبهم ونامشخص، کنترل ، نظارت و ارتباطات ضعیف و …که باعث عقب افتادن پروژه و هدر رفتن زمان همچنین افزایش هزینه میشود را فراگرفته و آنها را حل وفصل نمایید.

مراحل مدیریت ادعا

به طور کلی فرآیند مدیریت ادعا شامل مراحل زیر است:

1. شناسایی ادعا: بررسی مدارک و مستندات پروژه برای شناسایی موارد ادعایی
2. مستندسازی: تهیه مستندات فنی، مکاتبات و  اسناد پیمانی و گزارشات مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه و …
3. ارزیابی و تحلیل: تحلیل فنی و حقوقی ادعا و تأثیر آن بر زمان و هزینه پروژه.
4. مذاکره و حل‌وفصل: تلاش برای دستیابی به توافق و جلوگیری از تشدید اختلافات.
5. داوری یا اقدام قضایی: در صورت عدم توافق، ارجاع به مراجع قضایی یا داوری

لازم به ذکر است در الحاقیه ساخت PMBOK، فرآیند مدیریت ادعا به مراحل زیر تقسیم شده است؛

1. شناسایی ادعا؛ مرحله شناسایی و مستندسازی ادعا.
2. کمی‌سازی ادعا؛ مرحله تعیین نتایج ادعا از لحاظ زمانی و یا هزینه ای
3. پیشگیری از ادعا؛ مرحله که هدف اصلی آن کاهش میزان دعاوی است.
4. حل و فصل ادعا؛ مرحله که به شیوه های حل و فصل ادعا از منظر رویه‌های مذاکره، میانجی‌گری تا مراجع داوری و قضایی می‌پردازد.

اهمیت مدیریت ادعا

به طور کلی منشا ادعا را بروز مشکلات، اختلاف نظرات، اختلاف در برداشت و یا تفسیر مفاد پیمان، تحقق شرایطی خارج از شرایط اولیه که غیرقابل پیش‌بینی، می‌توان دانست. اما نکته مهم آن است که اگر ادعاها به درستی مدیریت نشوند، باعث ایجاد اختلاف (Dispute) می‌گردد. اختلاف در پروژه ها ممکن است موجب توقف کار، تطویل زمان پروژه، افزایش هزینه و … گردد. بنابراین با فرآیندهای صحیح مدیریت ادعا، بخش قابل توجهی از این موضوعات را می‌توان کنترل نموده و احتمال بروز دعاوی را کاهش داد.

ادعا یا دبه!

واژه «دبه» در صنعت احداث کشور ما بسیار آشناست، در بسیاری از موارد به Claim یا ادعا، دبه نیز گفته می‌شود. اگرچه گفتیم به ذات، ادعا موضوعی‌ست که هر یک از طرفین محق به پیگیری آن هستند، لکن در برخی موارد این ادعاها دارای پایه و اساس و پشتوانه نبوده که به آن «دبه» گفته می‌شوند. در این راستا دو مثال زیر را توجه نمایید؛

یک نمونه ادعای به حق؛‌ تغییرات در طرح نقشه های اجرایی که موجب افزایش پرت سرامیک، افزایش دستمزد نیروی انسانی، کاهش راندمان کاری و افزایش زمان انجام کار شده است.

یک نمونه دبه؛‌ در پیمان های سرجمع ملاک پیشنهاد قیمت نقشه و مشخصات است، به عبارتی در این پیمان ها، پیمانکار براساس نقشه و مشخصات فنی یک قیمت مشخص برای کار پیشنهاد نموده و تا زمانی که نقشه و مشخصات فنی تغییر ننماید، «تغییرات» در این پیمان معنایی ندارد. لکن برخی از پیمانکار به استناد آن‌که عملیاتی در برآورد منضم به پیمان دارای ردیف نبوده، کار مزبور را همانند پروژه های فهرست بهایی، مشمول تغییرات و قیمت جدید می‌دانند، لکن این ادعا در این پیمان ها کاربرد نداشته و قابلیت رسیدگی را ندارد.

تخصص‌های موردنیاز برای تبدیل‌شدن به متخصص مدیریت ادعا

برای متخصص شدن در زمینه مدیریت ادعا، این نکته را باید قائل بود که این تخصص ترکیبی از تخصص های چند رشته مختلف از جمله علوم مهندسی، علوم حقوقی و قضایی، علم مذاکره و … است، بنابراین برخی از مهم ترین این تخصص ها به شرح زیر می‌باشد؛

• تسلط بر مبنای مدیریت پروژه
• تسلط بر مبانی امور حقوقی پیمان ها
• تسلط بر انواع پیمان ها و مفاد حاکم بر آن
• تسلط بر تهیه لایحه‌ی تاخیرات
• تسلط بر مبانی مالی و حسابداری قراردادهای پیمانکاری
• تسلط بر مبانی انواع بیمه از جمله بیمه تامین اجتماعی، بیمه های مهندسی و …
• تسلط بر مبانی مالیات و مالیات بر ارزش افزوده
• دید اجرایی نسبت به عملیات های اجرایی و موضوعات فنی و تخصصی مربوطه
• تسلط بر مباحث دفترفنی از جمله متره، برآورد، فهرست بها و…
• تسلط بر تهیه گزارشات ضرر و زیان عملیات های اجرایی
• تسلط بر بخشنامه ها و نشریات معتبر داخلی و خارجی اعم از بخشنامه ۴۷۷۰۷ با عنوان دستورالعمل درخواست تجدید نظر در نرخ پیمان ها توسط شورای عالی فنی و سایر نشریات فنی و قراردادی صادره در داخل کشور و حسب مورد مراجع بین المللی
• مبانی و امور انواع روش های حل اختلاف و رویه های رسیدگی در مراجع داوری و قضایی
• مبانی مذاکره

انواع ادعاهای رایج در قراردادها

باید به این موضوع آگاه باشید که ادعاهای هر پروژه خاص همان پروژه هست، در واقع نمی‌توان یک نسخه واحد دعاوی را برای تمام پروژه ها تجویز نمود، اگرچه متخصصان ما در خدمات خود برای پیمانکاران به ۸۹ فقره ادعا با موضوعات مختلف رسیده اند که برخی از آن ها در برخی پروژه ها مشترک بوده و برخی مختص به همان پروژه می‌باشد. با این وصف برخی از رایج ترین ادعاهای رایج در ادامه مرور می‌کنیم.

1. ادعاهای ناشی از تغییرات
2. ادعاهای ناشی از کاهش بهره‌وری و کاهش راندمان
3. ادعاهای ناشی از تمدید مدت پیمان از جنبه هزینه‌های بالاسری کار و بالاسری عمومی
4. ادعاهای ناشی از تمدید مدت پیمان از جنبه هزینه های تجهیز و برچیدن کارگاه
5. ادعاهای ناشی از تمدید مدت پیمان از جنبه افزایش قیمت ناشی از تورم علی الخصوص در پیمان های فاقد تعدیل
6. ادعاهای ناشی از تمدید مدت پیمان از جنبه ضمانت نامه ها و خواب سپرده ها
7. ادعاهای ناشی از توقف کار و هزینه های مربوط به خواب منابع
8. ادعاهای ناشی از هزینه کارهای اضافه ناشی از تطویل
9. ادعاهای طراحی ناقص یا نادرست علی الخصوص در طراحی پایه در پروژه های EPC
10. ادعاهای ناشی از تغییر در مشخصات فنی، تغییر در نقشه ها و جزئیات کار
11. ادعاهای ناشی از شرایط نامناسب سایت پروژه
12. ادعاهای ناشی از تاخیرات کارفرما در ارائه اطلاعات
13. ادعاهای ناشی از عدم پرداخت به موقع پیمانکار
14. ادعاهای ناشی از تغییر در قوانین و مقررات
15. ادعاهای ناشی از تأخیر در تحویل زمین پروژه
16. ادعاهای ناشی از شرایط غیرمنتظره محیطی
17. ادعاهای مربوط به تغییر در نحوه پرداخت‌ها
18. ادعاهای مربوط به بیمه و مالیات و جرائم مربوطه
19. ادعاهای ناشی از دسترسی محدود به سایت پروژه
20. ادعاهای ناشی از عملکرد ضعیف تأمین‌کنندگان
21. ادعاهای مربوط به کیفیت و استانداردهای اجرایی
22. ادعاهای ناشی از نقض مفاد قراردادی توسط طرفین
23. ادعاهای ناشی از شرایط تنگنا (هاردشیپ) و قوه قهریه (فورس ماژور)
24. ادعای مربوط به جابه‌جایی تجهیز کارگاه
25. ادعای ناشی از تغییر که موجب تغییر در منابع مصرفی پروژه می‌گردد.
26. ادعاهای مربوط به پیمان هایی که پیش از اتمام کار خاتمه می‌یابند.
27. ادعاهای ناشی از تسریع در انجام کار
28. ادعاهای ناشی از ضبط اشتباه تضامین و سپرده ها
29. ادعاهای ناشی از شرایط تحریم و تغییر وندورلیست ها

ادعای متقابل (Counter – Claim)

بدیهی است مادامی که یک طرف قرارداد (مثلاً پیمانکار) علیه طرف دیگر (مثلاً کارفرما) ادعایی را مطرح می‌نماید، طرف مقابل (کارفرما) با طرح ادعای متقابل یا به جهت رد آن ادعا، اقداماتی را انجام می‌دهد، این فرآیند را اصطلاحا Counter – Claim می‌نامند. برای درک بهتر این موضوع به مثال زیر توجه نمایید؛

• کارفرما می‌تواند علیه پیمانکار ادعا کند که کیفیت کار مطابق با مشخصات فنی نبوده است. پیمانکار می‌تواند یک پادکلیم مطرح کند و ادعا کند که کارفرما مصالح بی‌کیفیت تهیه کرده یا تغییرات طراحی باعث بروز مشکلات کیفی شده است
• پیمانکار ممکن است بر علیه کارفرما ادعا کند که بخاطر عدم ارائه به موقع نقشه ها، پروژه به تاخیر افتاده است. در این حالت ممکن است کارفرما نیز ادعا نماید که درخواست نقشه از سمت پیمانکار مطرح نشده است و از این موضوع بی اطلاع بوده است.

نقش قرارداد در فرآیند مدیریت ادعا

چارچوب بسیاری از ادعاها و به ثمر رسیدن آن ها به مفاد قرارداد بستگی دارد. در واقع بدون بررسی مفاد قرارداد، اظهار نظر در مورد ادعا، بی فایده است. ممکن است ادعایی در یک پیمان پذیرفته شده باشد، لکن در پیمانی دیگری پذیرفته نشود، چراکه در این قرارداد، تدابیری جهت چنین ادعاهایی پیش‌بینی شده است. اگر به تعاریف Claim هم دقت کرده باشد، در بسیاری از تعاریف تاکید بر قرارداد و مفاد آن دارد. در صورتی که یک قرارداد با کیفیت مناسب و در نظر گرفتن بسیاری از ریسک ها تدوین شده باشد، شاهد کاهش بسیاری از ادعاها در پروژه هستیم. اساسا افرادی می‌توانند قرارداد خوب تنظیم نمایند که به خوبی از ادعاهای مختلف آگاه هستند.

دفتر مدیریت ادعا (Claim Management Office)

دفتر مدیریت ادعا (Claim Management Office) یا به اختصار CMO از موضوعات جدید در حوزه مدیریت ادعا می‌باشد. اغلب امورات مرتبط با طرح ادعا از سوی پیمانکاران و یا جلوگیری و رد ادعا  توسط سازمان های کارفرمایی و مهندسان مشاور، در صنعت احداث کشورمان توسط مدیران پروژه و یا کارشناسان امور پیمان ها به همراه واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه، صورت می پذیرد.یکی از مهم ترین عوامل ضعف مدیریت ادعا در پروژه های کشور، عدم حضور و یا تخصیص یک جایگاه یا مسئول مرتبط در پروژه به جهت انجام امور مرتبط با مدیریت ادعا می باشد.

در این خصوص مقاله ای جامع و کامل توسط مهندس کرایلو تنظیم شده است که برای افزایش اطلاعات شما در زمینه دفتر مدیریت ادعا بسیار موثر است. برای مطالعه این مقاله، کلیک نمایید.

 

بوتکمپ شناخت و کمی سازی ادعا

یکی از دوره‌های سازمانی  محبوبی که توسط موسسه همیارمترور برگزار می‌شود، بوتکمپ شناخت و کمی سازی ادعا در قراردادهای پیمانکاری است که ۵ دوره به صورت عمومی و بیش از ۱۰ دوره سازمانی برگزار گشته است. تصاویر دوره‌های مختلف این دوره را در ادامه مشاهده می‌کنید. برای ثبت نام سازمانی در این کلاس می توانید با شماره های موسسه همیارمترور تماس گرفته تا هماهنگی های لازم صورت پذیرد.

منابع 

• مقاله «تجدید نظر در نرخ پیمان و تهیه لایحه ضرر و زیان» – وبسایت همیارمترور
• مقاله وظایف دفتر مدیریت ادعا (بررسی جامع CMO و وظایف آن» – وبسایت همیارمترور
• دستورالعمل درخواست تجدید نظر در نرخ پیمان­ها توسط شورای عالی فنی – بخشنامه شماره ۴۷۷۰۷/۱۰۰
• AACE International, “Recommended Practices for Construction Claims Analysis”, 2020.
• FIDIC, “Conditions of Contract for Construction”, 2017.
• PMI, “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”, 2021.
• ICC, “International Chamber of Commerce Arbitration Rules”, 2019.
• NEC4, “Engineering and Construction Contract Guidelines”, 2020.
• Society of Construction Law, “Delay and Disruption Protocol”, 2017.
• Chartered Institute of Arbitrators, “Guide to Construction Disputes and Claims”, 2018