مقدمه
برنامه‌زمانی یا برنامه زمان بندی در پروژه، ابزاری کلیدی در مدیریت زمان، منابع، و تحویل‌دادنی‌ها است که نقش بنیادینی در تضمین موفقیت پروژه ایفا می‌کند. بسته به مرحله پروژه و نیازهای ذینفعان، انواع مختلفی از برنامه‌های زمانی تدوین و اجرا می‌شوند. این مقاله به بررسی شش نوع اصلی برنامه زمان بندی شامل برنامه‌زمانی کلی، تفصیلی، مصوب، چون‌ساخت، بهروزرسانیشده، و بازنگری‌شده می‌پردازد.
۱. برنامه زمان بندی کلی (Master Schedule)
تعریف
برنامه‌ای که معمولا توسط کارفرما یا مشاور وی تهیه می‌شود و شامل جزئیات مقاطع زمانی قسمت‌های اصلی کار است که در قالب ماه تعیین می‌شود و منضم به اسناد مناقصه و پیمان است.
برنامه زمانی کلی
ویژگی‌ها
- شامل فعالیت‌های کلیدی و تحویل‌دادنی‌های اصلی است.
- برنامه زمانی کلی بر نقاط عطف کلیدی پروژه تمرکز دارد که نشان‌دهنده پیشرفت‌های اساسی و تحویل‌دادنی‌های اصلی هستند.
- این برنامه شامل جزئیات مختصر است و معمولاً فعالیت‌های اصلی و کلیدی پروژه را پوشش می‌دهد، نه تمامی جزئیات اجرایی.
- تصویری کلی از دامنه، زمان بندی، و توالی فعالیت‌های اصلی پروژه ارائه می‌دهد که برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک استفاده می‌شود.
۲. برنامه زمانی تفصیلی (Detailed Schedule)
تعریف
برنامه‌ای که توسط پیمانکار تهیه می‌شود و در چارچوب برنامه زمانی کلی است که شامل زمان انجام فعالیت‌های هر بخش از کارهای موضوع پیمان، با لحاظ نمودن مدت زمان هر فعالیت، توالی و روابط منطقی بین فعالیت‌های پروژه و تعیین دقیق منابع مورد نیاز برای انجام هر فعالیت، است.
برنامه زمانی تفصیلی
ویژگی‌ها
- تمامی فعالیت‌های پروژه با جزئیات دقیق در این برنامه تعریف می‌شوند. این شامل مدت‌زمان فعالیت‌ها، توالی آن‌ها (روابط پیش‌نیازی و پس‌نیازی)، و نقاط عطف (Milestones) است.
- منابع انسانی، تجهیزات، و مواد به صورت مشخص و شفاف برای هر فعالیت تخصیص داده می‌شوند. این برنامه برای تحلیل ظرفیت منابع و جلوگیری از کمبود یا اضافه‌بار در دسترس است.
- این برنامه ابزاری عملیاتی برای نظارت روزانه بر پیشرفت پروژه است. با استفاده از آن می‌توان انحرافات از برنامه را شناسایی و اقدامات اصلاحی به موقع انجام داد.
۳. برنامه زمانی مصوب ( As-Planned Schedule- Baseline Schedule)
تعریف
پس از ارائه برنامه زمانی تفصیلی توسط پیمانکار، در صورت پذیرش توسط مهندس مشاور و تصویب کارفرما، برای اجرا به پیمانکار ابلاغ می‌شود که به‌عنوان برنامه زمانی مصوب، شناخته می‌شود. این برنامه معیاری کلیدی برای مدیریت تغییرات و تحلیل انحرافات و تاخیرات پروژه است.
ویژگی‌ها
- برنامه‌زمانی مصوب به عنوان معیار اصلی برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه در مقایسه با برنامه‌ریزی اولیه استفاده می‌شود. تمامی انحرافات زمانی و هزینه‌ای بر اساس این برنامه تحلیل می‌شوند.
- این برنامه نسخه‌ای است که پس از بازبینی و توافق میان ذینفعان و تیم پروژه، به طور رسمی تایید می‌شود و تغییر در آن تنها از طریق فرآیند مدیریت تغییرات امکان‌پذیر است.
- شامل تمامی فعالیت‌ها، مدت‌زمان‌ها، توالی آن‌ها، تخصیص منابع، و نقاط عطف است. این جامعیت باعث می‌شود برنامه‌زمانی مصوب به عنوان پایه‌ای کامل و دقیق برای مدیریت‌پروژه عمل کند.
۴. برنامه زمانی چون‌ساخت (As-Built Schedule)
تعریف
برنامه‌ای است که سوابق واقعی پروژه در آن ثبت شده است.
ویژگی‌ها
- برنامه ازبیلت تمام فعالیت‌های انجام‌شده را به ترتیب واقعی و با تاریخ و مدت‌زمان دقیق آن‌ها ثبت می‌کند. این ویژگی کمک می‌کند تفاوت‌های بین برنامه اولیه و زمان بندی واقعی شناسایی شود و علل تغییرات و تأخیرها تحلیل گردد.
- در طول اجرای پروژه ممکن است تغییراتی در فعالیت‌ها، توالی کارها یا مدت‌زمان اجرای آن‌ها به وجود بیاید. برنامه ازبیلت این تغییرات را مستند می‌کند و به‌عنوان یک مرجع رسمی و دقیق برای بررسی روند واقعی پروژه و تطابق با برنامه اولیه عمل می‌کند.
- از آنجا که برنامه ازبیلت جزئیات واقعی پروژه را نشان می‌دهد، می‌تواند به‌عنوان یک سند رسمی برای بررسی ادعاها (Claims)، حل اختلافات و همچنین تحلیل عملکرد پروژه مورد استفاده قرار گیرد. این سند ابزاری مهم برای اثبات یا رد تأخیرهای ناشی از عوامل مختلف است.
تقسیم بندی کلی برنامه زمانی در حین اجرا
به طور کلی در حین اجرا پروژه، برنامه زمان بندی ممکن است بروزرسانی یا بازنگری شود که در ادامه به تفصیل در باره هر یک مفصل توضیح خواهیم داد.
۵. برنامه زمانی به‌روز رسانی شده (Updated Programme)
تعریف
برنامه‌ای است که تا تاریخ گزارش‌گیری (DD – Data Date)، پیشرفت‌های حاصل شده را مطابق با سوابق واقعی پروژه نشان می‌دهد. در برنامه زمانی به‌روز رسانی‌شده، مدت زمان هر فعالیت، تاریخ شروع و پایان هر فعالیت، توالی و روابط بین فعالیت‌ها و منابع مصرفی دقیق هر فعالیت، به صورت واقعی درج می‌شود.
برای تهیه این برنامه لازم است، اطلاعات واقعی پیشرفت پروژه شامل تاریخ شروع، تاریخ پایان، درصد پیشرفت فیزیکی، مدت زمان باقی‌مانده فعالیت‌هایی که در حال اجرا هستند را تا تاریخ به‌روز رسانی وارد نمایید. برای این برنامه از واژگانی همچون Schedule Updates یا Reschedule نیز استفاده می‌کنند.
ویژگی‌ها
- برنامه بهروزرسانیشده باید میزان پیشرفت واقعی هر فعالیت را در مقایسه با برنامه اولیه نشان دهد. این ویژگی شامل ثبت کارهای تکمیل‌شده، درصد پیشرفت فعالیت‌های در حال انجام و وضعیت فعالیت‌های آینده می‌شود. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا از وضعیت کنونی پروژه آگاه شوند.
- برنامه بهروزرسانیشده تغییرات ناشی از عوامل مختلف مانند تغییرات طراحی، مشکلات پیش‌بینی‌نشده، یا تاخیرهای اجرایی را لحاظ می‌کند. این اصلاحات باید به‌صورت دقیق و منسجم در برنامه اعمال شوند تا تأثیرات احتمالی آن‌ها بر زمان بندی کلی پروژه مشخص شود.
- با توجه به پیشرفت واقعی و تغییرات اعمال‌شده، برنامه بهروزرسانیشده امکان پیش‌بینی دقیق‌تر مدت‌زمان باقی‌مانده پروژه را فراهم می‌کند. این ویژگی کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بهتر انجام شود و اقدامات اصلاحی برای جلوگیری از تأخیرهای بیشتر اتخاذ گردد.
۶.برنامه‌زمانی بازنگری‌شده (Revised Schedule)
تعریف
برنامه‌ای است که نشان می‌دهد، چگونه تمام یا بخشی از تاخیر در تکمیل کار جبران خواهد شد یا عوامل تاخیر چگونه تاریخ تکمیل کار را تغییر می‌دهند. آخرین نسخه برنامه زمانی به‌روز رسانی‌شده در هر مقطع زمانی، مبنای تهیه برنامه زمانی بازنگری شده، می‌باشد.
مادامی که صحبت از برنامه زمانی بازنگری شده می‌شود، اصطلاحاتی همچون «برنامه ریزی مجدد» یا «برنامه زمانی جبرانی» مطرح می‌گردند که لازم است، تعاریف هر یک را مرور نماییم؛
- برنامه ریزی مجدد (Replan)؛ معمولا در دو حالت رخ خواهد داد، یک آن‌که تاخیر و انحراف پروژه بیش از (۲۰ الی ۲۵ درصد) باشد. دو‌م آن‌که کار جدید و یا محدوده جدیدی به کار اضافه شده که در این مواقع نیز، به سراغ برنامه ریزی مجدد (Replan) می‌رویم.
- برنامه جبرانی (Catchup Plan): برنامه جبرانی که با کلماتی همچون Catchup Plan یا Recovery Plan و حتی Mitigation Plan شناخته می‌شود که در راستای درک بهتر آن، مثال مفهومی زیر را مطالعه نمایید؛
پس از آن‌که به‌روز رسانی برنامه زمانی یا (Schedule Update) صورت می‌پذیرد، ممکن است زمان تکمیل کار تغییر کند یا آن‌که تغییری نکند. در صورتی که زمان پایان پروژه تغییر نماید، ابتدا بایستی تکلیف مجاز یا غیرمجاز بودن تاخیرات مشخص شود و برآن اساس، تصمیم گیری می‌شود که این تاخیرات چگونه جبران شود!
حال اگر تاخیرات غیرمجاز باشد، ممکن است کارفرما از پیمانکار بخواهد با «حفظ تاریخ پایان پروژه» در مدت اولیه، تاخیرات به وجود آمده را جبران نماید که اصطلاحا به آن Catchup Plan یا Recovery plan می‌گویند، اما تحت شرایطی نیز ممکن است بخشی از تاخیرات غیرمجاز قابل جبران باشد و بخشی نیز نباشد، در این شرایط Mitigation Plan به جهت کاهش میزان تاخیرات غیرمجاز استفاده می‌شود. در واقع در Mitigation Plan، بخشی از تاخیرات جبران می‌شود و بخشی دیگر قابل جبران نیست. البته برخی منابع بین المللی و قواعد حقوقی معتقدند که در صورتی که تاخیرات مجاز نیز تلقی شود، پیمانکار موظف است اثرات تاخیر را به حداقل برساند که در واقع همان اقدامات Mitigation می‌باشد.
لازم به ذکر است، حسب مورد ممکن است تاخیرات مجاز باشد و کارفرما از پیمانکار بخواهد که پروژه را با «حفظ تاریخ پایان پروژه» در مدت اولیه به اتمام برسان که در این صورت با درخواست تسریع (acceleration) مواجه هستیم که پیمانکار می‌تواند هزینه های مربوط را دریافت نماید.
لازم به ذکر است در این مقاله هرکجا واژه مدت اولیه پیمان قید شده، مدت پیمان نیز می‌تواند خوانده شود.
نتیجه‌گیری در مورد برنامه زمان بندی در پروژه
هر یک از انواع برنامه‌های زمانی نقش منحصر به فردی در مدیریت پروژه دارند و انتخاب مناسب آن‌ها بستگی به مرحله پروژه، نیازهای اطلاعاتی، و ذینفعان دارد. برنامه‌زمانی کلی برای ارائه نمای کلان پروژه، برنامه‌زمانی تفصیلی برای مدیریت فعالیت‌ها، و برنامه‌زمانی مصوب به عنوان معیار عملکرد ضروری هستند. همچنین، برنامه‌های چون‌ساخت، بهروزرسانیشده، و بازنگری‌شده ابزارهای حیاتی برای مدیریت تغییرات و تاخیرات پروژه به شمار می‌آیند.
منابع
- Project Management Institute, “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide),” 7th Edition, 2021.
- AACE International, “Recommended Practice No. 14R-90: Responsibility and Required Skills for Schedule Development,” 2020.
- FIDIC, “Conditions of Contract for Construction,” 2017.
- Eastwood Harris, “Planning and Control Using Primavera P6,” 2020.
- Nicholas J. Garber and Lester A. Hoel, “Traffic and Highway Engineering,” 2015
